Palembang – Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Sumatera Selatan mengikuti forum webinar Pengawasan Kearsipan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan yang di selengarakan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham R.I. Bertempat di ruang teleconference Lt.3, kegiatan ini di ikuti seluruh Jabatan Fungsional Arsiparis di Kemenkumham. Pada Webinar ini diwakili dua orang JF Arsiparis Muda (Masayu Dina Oktaria dan Yulie Septarinda Laise) dan satu orang JF Arsiparis Mahir (Iral) dari Kanwil Kemenkumham Sumsel. (17/03)
Pelaksanaan bimbingan pengawasan kearsipan di lingkungan Kemenkumham ini telah dimulai sejak selasa (16/03) kemarin. Webinar Sosialisasi ini merupakan bagian dari Target Kinerja B03 Kementerian Hukum dan HAM. Pada kesempatan pertama pemateri Kepala Subbagian Pengelolaan Arsip Inaktif Biro Umum (Emon A. Kohar) menjelaskan dasar hukum dan tahapan pelaksanaan pengawasan kearsipan. Proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelengaraan kearsipan adalah pengawasan kearsipan. Pada tahapan pelaksana pengawas kearsipan di paparkan mengenai tahap I audit pelaksanaan pencitaan arsip, sesuai dengan Permenkumham nomor 31 tahun 2020 tentang Naskah Dinas Kementerian Hukum dan HAM. Pada tahap ini dilakukan pemeriksaan yang berupa penciptaan arsip apakah sudah sesuai dengan tata naskah dinas yang diberlakukan di lingkungan Kementerian hukum dan HAM. Mekanisme tata cara pengklasifikasian penomoran dan konteks isi surat , Batas tepi, jenis huruf, kepala surat dan kaki surat. juga akan dilakukan pengawasan dari naskah dinas yang tercipta. Tahap II audit aspek pengunaan arsip dilakukan audit ketersediaan arsip dan penyajian arsip aktif untuk kepentingan pengguna internal dan eksternal sesuai dengan peraturan Menteri Hukum dan HAM nomor 56 tahun 2016 tentang sistem klasifikasi keamanan arsip dinamis dan hak akses arsip dinamis. Mekanisme tata cara peminjaman arsip melalui sarana peminjaman arsip seperti buku peminjaman / formulir peminjaman arsip. Pada tahap III mengenai pemeliharaan arsip unit pengolah dan unit kearsipan. Sedangkan pada bagian terakhir mengenai penyusutan arsip di lingkungan Kemenkumham.
Rangkaian kegiatan ini dilanjutkan dengan pengisian kuesioner yang merupakan bagian yang penting untuk memenuhi target kinerja. Untuk di ketahui penilaian indeks kinerja penyelengaraan kearsipan objek pengawasan merupakan nilai hasil pengawasan kearsipan yang terdiri dari 60% nilai pengawasan kearsipan eksternal ditambah 40% nilai pengawasan kearsipan internal terverifikasi. Output kegiatan ini akan terangkum sebagai Laporan indeks penilaian pengelolaan arsip di lingkungan Kemenkumham dan menjadi Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Untuk selanjutnya dilaporkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Selain itu pula, indeks pengawasan kearsipan ini menjadi tolak ukur kantor wilayah dalam memberikan kinerja terbaik dalam kearsipan. Lebih lanjut dapat menjadi bahan penilaian satuan kerja Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBK/WBBM). (Humas Kanwil Sumsel)
